Werk jij soms ook een hele dag aan een project wat je misschien ook wel in vier uur had kunnen afronden?

 

 

 

 

Dat moet toch efficiënter kunnen! Maar hoe? Wij onderzochten 4 manieren waarop je effectiever kunt werken die worden ondersteund door de wetenschap.

1. Stel deadlines in voor elke taak
2. Breek projecten op in kleinere taken
3. Luister naar white noise
4. Zoek iemand om verantwoordelijkheid bij af te leggen

1. Stel deadlines in voorelke taak.

Volgens de Wet van Parkinson besteden we net zoveel tijd aan een taak als we tijd vrijmaken om deze taak af te ronden. Wanneer je jezelf geen deadline geeft, werk je dus net zo lang door als je wilt. Door een duidelijke deadline in te stellen voor de taak zorg je dat je perfectionisme of uitstelgedrag binnen de perken blijft. Bovendien ga je vanzelf harder werken wanneer je de druk voelt om de taak voor een bepaalde tijd af te ronden.

Door een taak te timen kan het ook maar zo gebeuren dat je in een flow raakt. Dit is een mentale staat waarbij je zo ondergedompeld bent in een taak, dat je alles om je heen vergeet. Deze mentale staat treedt op wanneer je duidelijke, uitdagende, maar haalbare doelen stelt. Het uitvoeren van deze taken vraagt dan om volledige focus en complete controle van je vaardigheden.

Het instellen van een tijdslimiet is dan ook een effectieve manier om een staat van flow te realiseren. Het uitvoeren van een taak voor de tijd opraakt is een haalbaar doel. Het zorgt voor precies genoeg druk en stress om je in de volledige focus te krijgen, wat ervoor zorgt dat je je vaardigheden volledig in kunt zetten en erg effectief kunt werken.

 

2. Breek projecten op in kleinere taken.

Beginnen aan een nieuw project kan soms voelen als een groot obstakel. Er moet ontzettend veel werk gebeuren en het einde is bijna niet zichtbaar. Omdat de beloning van het afronden van zo’n project nog zo ver weg ligt, kan het voelen alsof het niet de moeite is om eraan te beginnen. Het is makkelijk om zaken vooruit te schuiven wanneer je niet dagelijks een vervullend gevoel ervaart.

Harvard Business Review analyseerde meer dan 12000 logboek gegevens van kenniswerkers en kwam erachter dat een gevoel van vooruitgang -klein of groot- de belangrijkste factor was in het stimuleren van emoties, motivatie en percepties tijdens de werkdag. Hoe vaker de werknemers vooruitgang ervoeren, hoe productiever ze waren.

Pas dit slim toe door projecten op te delen in kleinere taken. Dit zorgt ervoor dat je dagelijks één- of meerdere doelen behaald, inplaats van slechts één keer per week of maand. Door jezelf constant een gevoel van vooruitgang te geven zorg je dat je productiviteit stijgt. Kleine overwinningen helpen je sneller te werken.

 

3. Luister naar white noise. 

Muziek is een fantastische manier om een beter humeur te krijgen, maar voor productief werken vormt het een risico. Door te luisteren naar muziek met woorden, zorg je ervoor dat de taal-centra van je hersenen meer aandacht besteden aan de teksten, dan aan de taak waar je mee bezig bent wanneer je hiervoor moet lezen, schrijven of praten. 

Ook het luisteren naar nieuwe muziek verslechtert de productiviteit. Doordat nieuwe muziek onbekend is wordt er dopamine vrijgelaten wanneer je er naar luistert. Dit stuurt je aandacht naar de muziek, inplaats van de taken waar je mee bezig was. Dus, tegengesteld van populaire meningen is het luisteren naar klassieke muziek of filmsoundtracks geen goed idee wanneer je dit normaal niet doet. Door de nieuwigheid ervan kunnen ze je concentratie verstoren.

Maar wat moet je dan doen als je het geklets van collega’s of omzittende mensen zat bent?

White Noise is de oplossing! Het zorgt voor een behoud van de concentratie omdat het geluid constant is en je brein eraan gewend raakt. Daarnaast zorgt het ervoor dat afleidende geluiden van buitenaf buitengesloten worden waardoor je ongestoord verder kunt werken.

 

4. Zoek iemand om verantwoordelijkheid bij af te leggen.

Volgens Gretchen Rubin, een onderzoeker van de menselijke natuur en geluk, zijn er vier categorieën waarbinnen mensen vallen: handhaver, vragensteller, volger van verplichting en rebel (vrij vertaald).

De meeste mensen vallen in de “volger van verplichting” categorie. Mensen die hierbinnen vallen vinden het makkelijk om verwachtingen van buitenaf in te lossen, maar hebben moeite met innerlijke verwachtingen. Ze vinden het bijvoorbeeld niet moeilijk om een deadline te halen, maar het lukt ze niet om tijd te vinden om te sporten.

Om ze te helpen hun innerlijke verwachtingen in te lossen is het cruciaal om er verantwoordelijkheid voor af te moeten leggen bij een ander. Het is daarom erg effectief om een verantwoordelijkheidspartner te hebben.

Niemand wil andere mensen teleurstellen en overkomen als lui en onproductief. Dus door bijvoorbeeld aan een collega of leidinggevende te beloven elke dag 1000 woorden te schrijven, wordt het makkelijker om dit doel ook daadwerkelijk te bereiken. Zeker wanneer ze regelmatig checken of het nog goed gaat. Dus wanneer je binnen deze groep valt, zal het aantellen van een verantwoordelijkheidspartner je zeker helpen om efficiënter te werken.

 

Wat helpt jou om efficiënt te werken?